Izdelava zbirnega dokumenta je postopek, s katerim se iz začetnega seznama dokumentov naredi nov dokument, ki vsebuje postavke vseh dokumentov v seznamu. Običajno je primer izdelava zbirnega računa iz dobavnic, katere se izdaja v določenem obdobju (npr. mesečni zbirni račun). Drugi primer je račun iz delovnih nalogov.

Postopek je dokaj enostaven. Uporabnik klikne na gumb in preko čarovnika sestavi končni dokument. 

Zbirni dokument je lahko tudi narejen za plačnika, vendar sortiran po poslovnih enotah. To se nastavi na samem partnerju (poglej zavihek hirarhija partnerjev).

Priprave

Preden se prične uporabljati obročno odplačevanje je potrebno nekaj priprav oz. preveriti, če so zadovoljeni pogoji za uporabo. 

Najprej je potrebno pripraviti ciljni (zbirni) tip dokumenta. V Easy je že vgrajen tip dokumenta »Račun«, lahko pa uporabiš tudi druge (npr. dobavnico), a je treba v tem primeru pripraviti želen tip dokumenta.

Preveriti je še potrebno, da ne pride do primera, ko dokumenti v seznamu za zbiranje in končni dokument hkrati spreminjajo zaloge. Zaloge lahko spreminja le zbirni dokument, nikakor pa ne tudi izhodiščni tip dokumentov. V tem primeru bi namreč prišlo do dvojnega zniževanja zalog. Čarovnik sicer na to opozori, vendar je prav, da tudi uporabnik ve, kaj počne. Napačnega postopka namreč kasneje ni moč razveljaviti.

Izdelava zbirnega dokumenta

Čarovnika poženemo tako, da v pregledu dokumentov kliknemo na gumb »Zbirni račun« (glej sliko). Ob kliku čarovnik pogleda, kateri dokument je izbran – ta dokument bo uporabil za začetne vrednosti za vsak korak. Zato je običajna praksa, da se najprej izbere ena dobavnica s partnerjem, kateremu želimo izstaviti zbirni račun, tako pa požene čarovnika.

   Zagon čarovnika za izdelavo zbirnega dokumenta. 

Sedaj pa se začne sam postopek za zbiranje podatkov. V prvem koraku je potrebno izbrati partnerja, kateremu delamo zbirnik. Na začetku je izbran partner glede na pogoje, kateri so bili opisani na začetku tega poglavja.

Izbira partnerja, kateri bo na zbirnem dokumentu.

V drugem koraku izberemo dokumente iz katerih se bo izdelal zbirnik. Na sliki je primer, ko bo bil zbirnik izdelan iz seznama iz dobavnic. Še en primer bi bil zbirni račun iz delovnih nalogov.

Izbira dokumentov za izvor podatkov za zbiranje

Tretji korak – izbira datuma med katerimi se bodo zbirali podatki. Izbiraš lahko med opcijami:

Vse do danes

Poiskale se bodo vse dobavnice, ki so še odprte.

Predhodni mesec

Datumsko bo omejitev na vse dobavnice med prvim in zadnjim dnem v prejšnjem mesecu.

Cel mesec

Vse dobavnice od prvega do zadnjega dne v tem mesecu

Celo leto

Vse dobavnice med 01.01 in 31.12 tega leta.

Določanje intervala zbiranja podatkov.

Za izbiro lahko poleg klika na povezavo uporabiš tudi hitre tipke (s krepko pisavo): do Danes, Predhodni mesec, cel Mesec, celo Leto. Enostavno pritisni tipko na tipkovnici in datumi se bodo sami nastavili.

Zadnji korak je izbira dokumenta, kateri bo narejen. Prikazan je primer »Zbirni račun«. Na tej strani bodo prikazani izključno dokumenti, kateri imajo označeno, da so lahko zbirni dokumenti (tudi to se ureja v šifrantih).

Obenem sedaj izbereš, če naj se postavke le dodajajo v dokument ali pa če se morajo enaki artikli seštevati.

Izbira tipa zbirnega dokumenta.

V prvem primeru se artikli samo dodajajo in končni dokument ima lahko več duplikatov. V drugem primeru pa se seštevajo enaki artikli, vendar le, če imajo tudi enako prodajno ceno. Če pa se izbere "Grupiraj po dokumentu", se bodo zbirale vrstice po posaeznem dokumentu.

Po želji se lahko v opombe vpiše seznam, iz katerih dokumentov je nastal zbirnik (kljukica na dnu čarovnika).

Po kliku na »Naprej« se bo pričelo zbiranje podatkov. Ko se postopek konča, se na zaslonu prikaže končan zbirni dokument, pripravljen za morebitno dodatno urejanje. Sedaj lahko dodaš opombe, ali pa popraviš katero izmed lastnosti dokumenta.

Ko končaš, moraš dokument še shraniti. S klikom se dokument shrani, obenem pa se vse dobavnice označijo kot zaklenjene. Bodi pozoren: V primeru, da klikneš »Opusti« se dokument ne shrani – tudi dokumenti, ki so bili uporabljeni za vir (npr. dobavnice) se ne zaklenejo! 

Bravo – naredil si svoj prvi zbirni račun!

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create EPub books